บทที่7 ตัวแทนจำหน่ายการท่องเที่ยว

แทรเวล เอเจนซี่ (travel agency)
แทรเวลเอเจนซี่ หมายถึงธุรกิจขายปลีกที่ได้รับอนุมัติให้ขายผลิตภัณฑ์ทางการท่องเที่ยวแทนผู้ประกอบการธุรกิจ เช่น สายการบิน สายการเดินเรือ บริษัทรถไฟ และสถานที่พักแรม
บทบาทหน้าที่ของแทรเวลเอเจนซี่
1) จัดหาราคาหรืออัตราสินค้าทางการท่องเที่ยว
2) ทำการจอง
3) รับชำระเงิน
4) ทำการส่งบัตรโดยสารหรือเอกสารที่เกี่ยวข้องกับการเดินทาง
5) ช่วยเหลือลูกค้าในการซื้อสินค้าและบริการทางการท่องเที่ยวอื่นๆ
6) ช่วยดำเนินการในการซื้อบัตรโดยสาร
7) ออกบัตรโดยสารเครื่องบินและเอกสารอื่นๆ
1. จัดหาราคาหรืออัตราสินค้าทางการท่องเที่ยว
แทรเวลเอเจนซี่มีหน้าที่จัดหาราคาต่างๆเช่นค่าบัตรโดยสารเครื่องบิน ราคาห้องพักของโรงแรม ราคารถเช่า ราคาทัวร์แบบเหมาจ่าย ราคาค่ารถไฟหรือรถประจำทาง ค่าประกันภัยเป็นต้น
2. ทำการจอง
หน้าที่ลำดับที่สองคือ ทำการจอง โดยทั่วไปการจองบัตรโดยสารเครื่องบินจะเกี่ยวข้องกับการวางแผนเส้นทางการบินและการต่อเครื่องบินจากจุดหนึ่งไปยังอีกจุดหนึ่ง ในการจองบัตรโดยสารเครื่องบินแทรเวลเอเจนซี่ต้องการข้อมูลต่าง ๆ ดังนี้
2.1จำนวนผู้โดยสารพร้อมชื่อและนามสกุล
2.2เบอร์โทรศัพท์
2.3ที่อยู่ทางไปรษณีย์
2.4ชื่อผู้จอง
2.5ข้อมูลความต้องการบริการพิเศษ
2.6วันที่ออกบัตรโดยสาร
2.7รูปแบบการชำระเงิน
3. รับชำระเงิน
แทรเวลเอเจนซี่ ที่ได้รับการรองรับจาก arc จะได้รับอนุญาติให้รับชำระเงินค่าบัตรโดยสารได้ทุก ๆ สัปดาห์ แทรเวลเอเจนซี่จะต้องส่งรายงานให้กับ arc เกี่ยวกับจำนวนบัตรโดยสารที่ขายและจำนวนเงินที่ได้รับจากการขายรายได้จากการขายบัตรโดยสารจะต้องนำเข้าบัญชีพิเศษที่เรียกว่า settlement account
1.ทำการส่งบัตรโดยสารหรือเอกสารที่เกี่ยวข้องกับการเดินทาง
แทรเวลเอเจนซี่มีหน้าที่จัดส่งบัตรโดยสารหรือเอกสารเกี่ยวกับการเดินทางอย่างไรก็ตามโดยทั่วไปลูกค้าส่วนใหญ่มักจะไปรับบัตรโดยสารเอง
2.ช่วยเหลือลูกค้าในการซื้อสินค้าและบริการทางการท่องเที่ยวอื่นๆ
แทรเวลเอเจนซี่ส่วนใหญ่มีรายได้จากการขายสินค้าและบริการทางการท่องเที่ยวอื่นๆนอกเหนือจากการขายบัตรโดยสารเครื่องบิน สินค้าและบริการเหล่านั้นได้แก่
• ทัวร์แบบเหมาจ่าย(package tours)
• เรือสำราญ(cruises)
• โรงแรม(hotel)
• ค่าเช่ารถ(car rentals)
• ค่าทัศนาจร(sight-seeing excursions)
• ค่าโดยสารรถประจำทาง(bus transportation)
• ค่าประกันภัยในการเดินทาง(travel insurance)
• ค่าโดยสารรถไฟ(rail transportation)
1.ช่วยดำเนินการในการซื้อบัตรโดยสาร
แทรเวลเอเจนซี่ ที่ไม่ได้เน้นการขายบัตรโดยสารเครื่องบินอาจไม่สามรถออกบัตรโดยสารเอง แต่จะซื้อบัตรโดยสารจากเอเจนซี่อื่น หรือจากสายการบิน
2.ออกบัตรโดยสารเครื่องบินและเอกสารอื่นๆ
ในสหรัฐอเมริกาการจะขายบัตรโดยสารเครื่องบินได้นั้นแทรเวลเอเจนซี่จะได้รับการรับรองจาก arc และการบัตรโดยสารเครื่องบินระหว่างประเทศจะต้องได้รับการรับรองจากIATAในการที่จะได้รับการรับรองเอเจนซี่ต้องมีคุณสมบัติดังนี้
1) มีผู้จัดการที่ทำงานเต็มเวลา ซึ่งมีคุณสมบัติตามที่arcต้องการ
2) จะต้องมีพนักงานอย่างน้อย 1 คน ที่มีประสบการณ์ในการออกบัตรโดยสารมาแล้วอย่างน้อย 1 ปีในช่วงเวลา3ปีที่ผ่านมา
3) จะต้องมีเงินประกัน หรือจดหมายรับรองสถานภาพการเงินซึ่งตรงตามเงื่อนไขของARC
ประโยชน์ของการใช้บริการของแทรเวลเอเจนซี่
• แทรเวลเอเจนซี่มีความชำนาญในการหาข้อมูลและการวางแผนท่องเที่ยว
• แทรเวลเอเจนซี่สามารถหาข้อเสนอหรือราคาที่ดีที่สุด
• แทรเวลเอเจนซี่ช่วยประหยัดเวลาและความลำบาก
• แทรเวลเอเจนซี่ช่วยแก้ไขปัญหาได้เมื่อเกิดข้อผิดพลาดหรือปัญหา
• แทรเวลเอเจนซี่รู้จักผู้ประกอบธุรกิจมากกว่า
• แทรเวลเอเจนซี่รู้จักแหล่งท่องเที่ยวดีกว่า
ประเภทของแทรเวลเอเจนซี่
เมื่อประมาณ3ทศวรรษที่ผ่านมา แทรเวลเอเจนซี่จะมีลักษณะคล้ายกันคือมีขนาดเล็กและเป็นธุรกิจของครอบครัวและให้บริการที่อยู่ในทำเลใกล้เคียงโดยมักจะขายผลิตภัณฑ์และบริการท่องเที่ยวหลากหลายประเภทโดยอาจสรุปได้ 4ประเภทคือ
1) แบบที่มีมาแต่เดิม( a conventional agency)
2) แบบที่ขายทางอินเตอร์เน็ต(online agencies)
3) แบบที่ชำนาญเฉพาะทาง(specialized agencies)
4) แบบที่ประกอบธุรกิจจากที่พัก(home based agencies)
I. แบบที่มีมาแต่เดิม
แทรเวลเอเจนซี่ ประเภทนี้มักขายผลิตภัณฑ์และบริการทางการท่องเที่ยวที่หลากหลายและเต็มรูปแบบเช่นขายบัตรโดยสารเครื่องบิน ที่พัก บริการเช่ารถ บัตรโดยสารรถไฟ เรือสำราญ โปรแกรมทัวร์แทรเวลเอเจนซี่พวกนี้อาจแบ่งย่อยได้อีกตามลักษณะการบริหารการจัดการ
1.1แทรเวลเอเจนซี่เป็นเครือข่าย
1.2แทรเวลเอเจนซี่แบบแฟนไชส์
1.3แทรเวลเอเจนซี่อาจเกี่ยวข้องกันในลักษณะของคอนซอเตียม
1.4แทรเวลเอเจนซี่แบบอิสระ
แบบที่ขายทางอินเตอร์เน็ต
แบบที่ขายทางอินเตอร์เน็ตเริ่มเกิดขึ้นเมื่อ10ปีที่ผ่านมาเอเจนซี่ประเภทนี้ประกอบธุรกิจผ่านทางอินเตอร์เน็ตและบางครั้งอาจให้คำปรึกษาทางโทรศัพท์บ้าง
แบบที่ชำนาญเฉพาะทาง
เอเจนซี่แบบอิสระ และแบบที่เป็นส่วนหนึ่งของคอนซอเตียม พบว่าอาจจะทำธุรกิจได้ดีขึ้นหากขายไปยังกลุ่มตลาดลูกค้าที่มีความต้องการเฉพาะทาง เช่น ตลาดนักธุรกิจ ตลาดเรือสำราญ ตลาดลูกคาระดับสูงเป็นต้น
แบบที่ประกอบธุรกิจจากที่พัก
ในปัจจุบันที่ธุรกิจต่าง ๆสามารถทำได้โดยผ่านทางอินเตอร์เน็ต ผู้ประกอบการแทรเวลเอเจนซี่อาจจะปรับเปลี่ยนบ้านหรือที่พักเป็นสำนักงาน ซึ่งเป็นการประหยัดค่าใช้จ่ายในการเดินทางไปยังสำนักงาน ละไม่ต้องใช้งบประมาณสูง
ประโยชน์ของการใช้บริการของบริษัท
1) ประหยัดเวลาและค่าใช้จ่าย
ทัวร์ที่มีการวางแผนอย่างดี และจัดได้ดีจะทำให้นักท่องเที่ยวเดินทางไปยังแหล่งท่องเที่ยวและชมสถานที่ท่องเที่ยวโดยใช้เวลาอย่างเหมาะสมและได้รับความสะดวกสบาย
2) ประหยัดค่าใช้จ่าย
บริษัททัวร์มีบทบาทเป็นผู้ขายส่ง โดยจะมีการซื้อสินค้าทางการท่องเที่ยวในปริมาณมาก เช่น มีการจองห้องพักและที่นั่งโดยสารเครื่องบินในปริมาณมากเพื่อมาทำโปแกรมทัวร์
3) ได้ความรู้
จากการศึกษานักท่องเที่ยวที่เดินทางกับบริษัททัวร์พบว่า นักท่องเทียวกล่าวถึงว่าได้ความรู้เป็นประเด็นสำคัญในการเดินทางกับบริษัททัวร์ โดยเฉพาะอย่างยิ่งมัคคุเทศก์ที่ดีมีความสามารถถ่ายทอดความรู้ได้มากกว่าอ่านหนังสือนำเที่ยว
4) ได้เพื่อนใหม่
นักท่องเที่ยวที่ซื้อโปรแกรมทัวร์ประเภทเดียวกันมักจะมีความสนใจที่เหมือนกานและมีสถานภาพทางเศษฐกิจและสังคมในระดับใกล้เคียงกัน
5) ได้ความสบายใจและรู้สึกปลอดภัย
นักท่องเที่ยวที่ซื้อโปรแกรมทัวร์ไปยังสถานที่ต่างๆที่ที่ไม่คุ้นเคยอาจจะทำให้ขาดความมั่นใจและเกรงว่าจะไม่ปลอดภัย การเดินทางไปกับทัวร์จะทำให้รู้สึกสบายใจว่ามีมัคคุเทศน์คอยดูแลและรู้สึกปลอยภัย
6) ไม่มีทางเลือกอื่น
บางครั้งการเดินทางท่องเที่ยวในช่วงเทศกาลสำคัญอาจจะทำให้หาที่พักได้ยากนักท่องเที่ยวจึงหันมาซื้อโปรแกรมทัวร์เนื่องจากบริษัททัวร์มักจะมีห้องพักที่จองไว้แล้วเนื่องจากบริษัททัวร์มักจะมีการจองห้องเป็นจำนวนมาก
ประเภทของทัวร์
ทัวร์แบบเหมาจ่ายแบ่งเป็นประเภทใหญ่ๆได้3ประเภท
• ทัวร์แบบอิสระ(independent tour)
• ทัวร์แบบไม่มีผู้นำเที่ยว(hosted tour)
• ทัวร์แบบมีผู้นำเที่ยว(escorted tour)
1. ทัวร์แบบอิสระ(independent tour)
เหมาะสำหรับผู้ที่ต้องการเดินทางทอ่งเที่ยวแบบอิสระ ส่วนใหญ่จะประกอบด้วยที่พักในโรงแรม บัตรโดยสารเครื่องบิน และการบริการรถรับส่งจากสนามบินหรือรถเช่าทัวร์แบบอิสระจะทำให้นักท่องเที่ยวมีเสรีที่จะวางแผนกิจกรรมต่างๆ
2. ทัวร์แบบไม่มีผู้นำเที่ยว(hosted tour)
หมายถึง โปรแกรมทัวร์แบบเหมาจ่ายที่ได้รับการบริการจากตัวแทนของบริษัททัวร์ ณแหล่งท่องเที่ยว ตัวแทนบริษัททัวร์จะเข้ามาพบนักท่องเที่ยวเพื่อให้คำแนะนำหรือให้คำปรึกษาในเวลาที่กำหนดไว้ในแต่ละวัน
3. ทัวร์แบบมีผู้นำเที่ยว(escorted tour)
หมายถึงโปรแกรมทัวร์แบบเหมาจ่ายที่รวมบริการของมัคคุเทศก์ตลอดเส้นทางทัวร์ประเภทนี้นักท่องเที่ยวจะเดินทางเป็นกลุ่มโดยจะมีมัคคุเทศก์ร่วมเดินทางไปด้วย ทัวร์ประเภทนี้เป็นที่นิยมมากสำหรับผู้ที่เดินทางไปต่างประเทศเป็นครั้งแรก
บริษัทรับจัดการประชุม
เนื่องจากตลาดการประชุมทั้งในและนอกประเทศมีการเติบโตสูงในช่วง20ปีที่ผ่านมาจึงได้เกิดธุรกิจใหม่ที่ให้การบริการด้านการจัดการประชุมซึ่งธุรกิจนี้เป็นผู้จัดจำหน่ายที่สำคัญของธุรกิจโรงแรม
บริษัทรับจัดการประชุมมีหน้าที่ดังนี้
เลือกสถานที่สำหรับการประชุม
จองห้องพัก
จองห้องประชุม และอุปกรณ์สำหรับการประชุม
ดำเนินการวางแผนด้านอาหารและเครื่องดื่ม
- ประสานงานกับผู้จัดการประชุมของโรงแรมและสถานที่จัด
- ประสานงานกับวิทยากรหรือผู้รับเชิญ
- ดำเนินการวางแผนด้านการรักษาความปลอดภัยหรือแก้ไขวิกฤต
- บริการด้านการเดินทางและขนส่ง
- ประเมินผลงานเมื่อการประชุมสิ้นสุดลง